¡Cuidado! Tus Procesos "Normales" Podrían Ser el Sabotaje Silencioso de tu Empresa

Frederick Winslow Taylor (1856 - 1915) demostró que al aplicar un análisis científico, cómo determinar el peso óptimo de una carga de pala (21 libras), la productividad podría aumentar drásticamente. Esto ocurrió a pesar de que el proceso de "palear" no parecía estar malo o tener problemas.

Durante miles de años, nadie pensó que la pala necesitara mejoras más allá de su tamaño. Funcionaba para mover tierra y eso parecía suficiente.

De manera similar, en una empresa de mediano tamaño en Chile, el CFO podría percibir que los procesos contables y financieros internos "funcionan bien". Se generan los informes financieros, se pagan las facturas, se gestionan las nóminas de pago, se hacen las conciliaciones bancarias, etc. No hay una "falla" evidente que genere un problema y se interrumpa la operación.

Sin embargo, tal como nadie pensó que la pala estaba mala, el CFO podría no estar consciente de que estos procesos contables internos podrían no estar operando con la máxima eficiencia posible y podrían estar limitando la productividad general de la empresa.

Los CFO se cuestionan la productividad de su departamento de Contabilidad y Finanzas a menudo, sabiendo perfectamente que se reducen a asuntos relacionados con el Equipo, el Liderazgo o los Procesos. Lo curioso es que los líderes tienden a creer que los problemas radican en el equipo o el liderazgo y rara vez consideran que los procesos son la causa principal.

Esto es porque los procesos funcionan, pero son las personas y su compromiso las que fallan…. en apariencia. Un CFO podría estar enfocándose en la gestión de su equipo contable o en la necesidad de un mejor liderazgo dentro del departamento financiero, sin considerar que el diseño o la ejecución de los procesos contables en sí mismos son el cuello de botella para desplegar todo el potencial de productividad.

La decisión de externalizar parte de los procesos contables podría ser el "momento de la pala" para la función financiera de la empresa.

Al igual que Taylor cuestionó la suposición de que "una pala es una pala", el CFO podría cuestionar la suposición de que "nuestros procesos contables y financieros internos son la mejor manera de hacer las cosas".

La externalización podría abordar posibles ineficiencias ocultas en los procesos contables internos al:

• Permitir una revisión experta e independiente de los procesos existentes. Una empresa especializada en externalización de contabilidad probablemente tiene experiencia en identificar y optimizar procesos en diversas empresas. ¡Es que han visto tanto……!

• Introducir tecnología y metodologías más eficientes que la empresa mediana podría no tener internamente o no haber implementado debido a la rutina o la falta de conocimiento especializado. Las áreas de apoyo al giro son en ocasiones trastienda que no reviste urgencia en las inversiones de actualización tecnológica.

• Liberar recursos internos para que se enfoquen en tareas más relevantes para el negocio y de mayor valor añadido para sus propios clientes, en lugar de las tareas operativas y rutinarias. Esto podría aumentar la productividad general del equipo financiero, incluso si los procesos contables internos "funcionaban" bien antes.

• Adaptarse a los cambios y la evolución del negocio. Las empresas evolucionan, las prioridades cambian y las estructuras de equipo se modifican, lo que puede hacer que procesos que antes funcionaban bien ahora sean ineficientes. Externalizar puede proporcionar la flexibilidad necesaria para adaptarse a estos cambios de manera más ágil.

En este contexto, el CFO de una empresa mediana en Chile podría hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Qué tareas contables toman más tiempo de lo que deberían? Por ejemplo, la preparación de ciertos informes, la conciliación de cuentas, el procesamiento de facturas, los cierres contables.

• ¿Dónde ocurren soluciones alternativas o “parches” con demasiada frecuencia en el departamento de contabilidad? Quizás debido a limitaciones del software contable actual o a procesos manuales engorrosos.

• ¿Qué hábitos o suposiciones están ralentizando el trabajo del equipo contable? Como la suposición de que siempre es mejor hacer todo internamente o la resistencia al cambio.

Al considerar la externalización, el CFO está, en esencia, buscando una manera de repensar, reelaborar y refinar sus procesos contables, tal como Taylor lo hizo con el proceso de “paleado”. Aunque los procesos internos puedan parecer "que funcionan bien", la externalización podría ser la clave para desbloquear una mayor eficiencia y productividad en la función financiera de la empresa.